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Organiza mejor tu tiempo con estas aplicaciones gratuitas

La gestión del tiempo no es una tarea sencilla, sobretodo para aquellos que no estamos acostumbrados a planificar todas las actividades de nuestro día a día. Pero lo cierto, es que planificar adecuadamente nuestro día mejorará significativamente nuestra productividad y nos ayudará a marcar un estilo de vida mucho más eficiente.

Para ayudarnos con esta misión, existen miles de aplicaciones. Algunas de estas ya las recomendé en mi entrada Mejora tu productividad en 3 sencillos pasos, si no la has visto te la recomiendo. En esa entrada di un pequeño abrebocas de la gestión del tiempo, que es de lo que vengo a profundizar en esta entrada. Allí recomendé las apps esenciales de calendario, que son el calendario nativo de iOS y macOS, el calendario de Google y el calendario de Outlook. Aprender a gestionar tus eventos y el tiempo que dedicarás a cada actividad en los calendarios es lo inicial. Por eso recomiendo que crees varios calendarios, por lo menos cuatro. Uno donde gestiones tus trabajos, otro para tus actividades y citas personales y otro para tener claras tus fechas importantes, como fechas de entregas de trabajo o reuniones importantes.

Una vez organices todos tus eventos en el calendario, encontrarás tu tiempo libre, mostrado como espacios en blanco. Allí es donde entra el cuarto calendario, que será donde podrás destinar tu tiempo libre a ciertas actividades, como verte una peli, salir a tomar un café o quedar con amigos. Este calendario es opcional, pero te ayudará a ver cuánto tiempo libre tendrás cuando gestionas tu tiempo de manera eficiente.

La siguiente aplicación que te recomendaré será Focus. Focus es una aplicación gratuita con funciones de pago que te ayudará a fácilmente aplicar la técnica Pomodoro. Nos vamos a enfocar en la versión gratuita y en lo que esta ofrece.

La técnica Pomodoro es, esencialmente una técnica de administración del tiempo que, cuando te dedicas a hacer una actividad, te divide en sesiones de 25 minutos para trabajo y 5 minutos de pausa, seguidos de una pausa larga de 40 minutos cada cuatro repeticiones o ‘Pomodoros’. Esta técnica es especialmente efectiva cuando tengo trabajos largos -de más de 2 horas generalmente- que pueden hacerme perder la concentración.

Focus es una app cuya función principal es la de ser un cronómetro que sigue la técnica Pomodoro, es decir, que cronometra sesiones de 25 minutos con pausas de 5. Esto puede verse como algo muy simple que puedes hacer con la App de reloj de tu móvil o iPad, pero la verdad es que esta app es bastante útil para gestionar tu tiempo. Personalmente es una de mis Apps esenciales para gestión de tiempo y para ser más productivo en tareas largas.

El tercer servicio que recomiendo es Google Keep. Keep es un servicio gratuito ofrecido por Google con una interfaz de tablero con notas muy similar a las famosas notas de Post-it. A estas notas le puedes agregar enlaces, imágenes, e incluso puedes cambiarle el color. Esto último lo uso mucho para diferenciar las prioridades de cada uno de mis trabajos.

Otra de sus funciones llega cuando estamos haciendo un documento de Google. Keep nos permite crear notas a lo largo del documento, las cuales quedan automáticamente disponibles en el tablero principal de Keep. Esta función la uso generalmente cuando leo un documento, ya que por su similitud a las Post-it me permite ordenar muy bien mis ideas.

Si conoces otra app o servicio que consideres que es útil, te invito a que me la envíes a blog@sebastianmejiah.com, para agregarla a mi próxima entrada del blog.

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Mejora tu productividad gestionando tus apuntes gratis con esta aplicación

OneNote es una herramienta gratuita creado por Microsoft que tiene como finalidad la gestión inteligente de tus apuntes. Es decir, es una aplicación que te permite tomar notas de una manera mucho más sencilla.

Uno de los beneficios de OneNote al ser un servicio multiplataforma -es decir, escompatible en múltiples dispositivos- te permite tomar notas en la Surface o en el iPad y luego revisarlas y editarlas en el PC, ya sea desde la web o desde la app de escritorio.

OneNote tiene una función súper útil que te permite tomar apuntes mientras haces una grabación de voz, lo que te permite que en el momento de revisar tus apuntes puedas ver sincronizado el audio con la parte que ibas anotando en ese preciso momento. Esta función la considero especialmente útil en el momento de estudiar para un examen, ya que soy más de hacer esquemas y mapas conceptuales, por lo que ver en simultáneo el proceso de creación de mi esquema con el audio de la clase me va fenomenal. -Sin duda esta función hace parte de mi selección de funciones imprescindibles-.

Otra función que considero esencial es el adjuntar imágenes y poder editarlas y subrayarlas dentro de la misma app. Esta función la considero especialmente útil cuando tienes que señalar partes de alguna imagen, por ejemplo en clases como anatomía o biología.

Esta app la recomiendo tanto para profesionales como para estudiantes, ya que permite adjuntar información importante sobre las reuniones, al igual que permite funciones muy útiles para estudiantes como añadir ecuaciones matemáticas e incluso documentos enteros o vídeos.

Precio: Gratis

Sitio web: https://www.microsoft.com/es-co/microsoft-365/onenote/digital-note-taking-app?ms.url=onenotecom&rtc=1

Desarrollador: Microsoft

Función bonus: Si estás suscrito a Microsoft 365 (ya sea hogar o empresarial) podrás crear notas de manera colaborativa. Esto es súper práctico si estás en una clase con un grupo de amigos, ya que podrás tomar nota con ellos y así todos tendrán unos apuntes complementados.

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Mejora tu productividad en 3 sencillos pasos

La productividad es un término que es muy popular en esa época de confinamiento. Más de uno de nosotros hemos visto algún vídeo de YouTube o leído algún artículo sobre ¿Cómo ser más productivo en esta cuarentena? ó ¿Cómo mejorar tu productividad en casa? Pero, ¿Realmente conocemos qué es la famosa productividad?

Ser productivo en casa, es algo que suena a que debe ser bastante simple, pero que muchas veces llega a ser complicado para muchos -incluido yo-, ya que en muchas ocasiones tenemos distracciones como la televisión, las redes sociales y el mismo internet. Pero realmente, si te organizas de una manera óptima, podrás hacer de tu casa la mejor oficina.

1. Organizar un espacio únicamente para trabajar o estudiar.

Hay que empezar por destinar un espacio que sea exclusivo para trabajar o estudiar. Procura que sea un lugar donde puedas enfocarte más fácilmente, que sea espacioso, iluminado (preferiblemente que tenga una ventana). Está demostrado que en este tipo de espacios es más probable que puedas enfocarte por períodos más prolongados que en espacios como una sala de estar o una habitación. En este tipo de espacios es más probable que te desconcentres con mayor facilidad.

Una vez tengas tu espacio listo, es hora de organizarlo. Para esto te recomiendo que empieces con despejar totalmente el escritorio donde vas a ubicarte. Un escritorio más limpio, sin muchos papeles ni decoraciones es un escritorio más eficiente.

Ya que tienes tu escritorio en orden, es hora de planear dónde dejarás cada cosa. Te recomiendo que empieces por tu PC, ya que probablemente sea la herramienta que más utilizarás. Toma en cuenta que al este ser un elemento que muy seguramente utilizarás por prolongados espacios de tiempo, ya sea para escribir o estar en videoconferencias, es vital que encuentres una posición que sea cómoda para tu vista y para la posición de tus manos en relación con tu cuerpo.

Te dejaré una sugerencia de cómo organizarlo, tomada de un experto que en colaboración con el Wall Street Journal proponen una organización del escritorio que me pareció fenomenal.

Te dejo el vídeo de YouTube por aquí para que lo pases a ver: https://www.youtube.com/watch?v=F8_ME4VwTiw

Paso 2: Planifica tu día

Planificar tu día puede llegar a ser una tarea complicada, pero a medida que empieces a hacerlo, más sentirás que te rinde el día.

En mi opinión, la mejor manera de organizar las actividades que haré a diario, es usar servicios como el calendario de iOS o macOS, el calendario de Outlook o el calendario de Google.

Usar servicios como estos te permite planear cada actividad que harás, de una manera muy simple e intuitiva. Te permite organizar cuánto tiempo piensas invertir para hacer algún trabajo, así como pensar qué harás en tu tiempo libre, como salir con amigos o leer algún libro.

Lo mejor de todas estos servicios es que se sincronizan en todos los dispositivos donde descargues las apps ¡Y son gratis!

Paso 3: Aprender a equilibrar entre trabajo y descanso

Muchas de las grandes mentes de la productividad siempre recomiendan levantarse temprano. Yo desde hace un par de meses comencé a seguir este estilo de vida y desde mi experiencia personal, les digo que me ha cambiado la vida.

Seguir esto me ha permitido enfocarme más en las cosas que tengo por hacer, además de que siento que me ha permitido descansar mucho más. Digo que me ha permitido descansar más, porque al dormir más temprano, permite un mejor ciclo metabólico, lo que permite enfocarse más en la mañana, despertar con menos estrés, entre muchas otras cosas.

Uno de los grandes retos de despertar temprano -por lo menos en mi caso- es el dormirse temprano. No sé si a muchos les ocurra lo mismo, pero en mi experiencia personal, el dormirse más temprano fue toda una odisea. Siempre estaba pendiente de los mensajes que recibía en el móvil, además de que siempre que intentaba dormir me llegaba alguna notificación en mi Instagram o algún mensaje en mi WhatsApp, por lo que me era imposible dormirme temprano.

Esto lo arreglé después de unas 5 noches con el mismo problema, tomando la dura decisión de dormir sin mi móvil. Al principio la noche me pareció eterna, hasta que al final logré conciliar el sueño, por lo que de ahí, continuar noche a noche fue una tarea de costumbre.

Pero al final, el objetivo de dormirme y despertarme temprano fue un completo éxito, ya que en la muy madrugada al haber pocas personas despiertas, hay menos tendencia a chatear o distraerse, por lo que la concentración es constante. Es un método infalible. Te invito a leer este artículo de la BBC donde explica mejor

Espero que estos consejos te hayan servido para mejorar tu productividad de homeoffice o para mejorar en tus clases virtuales.

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